La domanda su dati aziendali e AI arriva sempre dopo, mai prima: «ma quel file che ho incollato il mese scorso, che fine ha fatto?».
Vale la pena rispondere prima che succeda, perché la risposta dipende da tre cose che si controllano in cinque minuti.
Le tre cose da sapere del tuo strumento
- Se i tuoi contenuti vengono usati per addestrare il modello. Nei piani professionali di solito no, in quelli gratuiti spesso sì salvo opt-out. Sta nelle impostazioni, non nella pubblicità.
- Dove vengono elaborati e per quanto restano. Un trasferimento fuori dall’Unione europea non è vietato in sé, ma va conosciuto e regolato.
- Chi, dentro la tua azienda, può vedere la cronologia. Sugli account condivisi la risposta è: tutti.
Il Garante privacy nel 2026 è intervenuto anche su fornitori di servizi conversazionali proprio su obblighi di trasparenza e trasferimenti di dati personali fuori dall’Unione. Non è un tema teorico.
Cosa non incollare, mai
Una lista corta, da appendere:
- anagrafiche di clienti con nome, indirizzo, telefono, email;
- contratti e accordi con clausole di riservatezza;
- listini riservati e condizioni negoziate con i fornitori;
- dati sanitari o giudiziari, di chiunque, per qualunque motivo;
- credenziali, chiavi API, IBAN;
- codice sorgente proprietario, se non su strumenti approvati.
La regola breve: se non lo manderesti per email a un fornitore esterno, non incollarlo in un assistente. È lo stesso livello di esposizione, con in più la comodità che ti fa abbassare la guardia.
Il modo giusto di usarlo lo stesso
Quasi tutti i casi utili si risolvono togliendo i dati identificativi e lasciando la struttura.
- Invece del file clienti: incolla la struttura del file e chiedi la formula o la procedura, poi applicala tu.
- Invece del contratto: descrivi la clausola a parole, senza nomi e importi.
- Invece dell’anagrafica: usa dati finti con lo stesso formato, e poi sostituisci.
Nel 90% dei casi lo strumento serve per il come, non per i tuoi dati specifici. Chi capisce questo smette di correre rischi e lavora anche più veloce, perché scrive prompt più chiari.
La riga da scrivere in azienda
Se lavori con altre persone, serve una frase scritta, non un discorso:
> «Negli assistenti AI non si incollano dati di clienti, contratti, listini o credenziali. Se serve lavorare su un documento riservato, si chiede prima.»
Due righe, appese dove serve. Coprono la quasi totalità degli incidenti reali, che non nascono da malafede: nascono da una persona di buona volontà che voleva finire prima.
E se qualcuno ha già incollato qualcosa che non doveva, la cosa utile è aprire le impostazioni, disattivare l’uso dei contenuti per l’addestramento ed eliminare la cronologia. Non annulla il passato, ma ferma il presente.
Se vuoi la versione completa di quella pagina di regole, scrivimi.
Fonti
- Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR): base giuridica del trattamento e trasferimenti verso paesi terzi
- Garante per la protezione dei dati personali, provvedimenti del 3 luglio 2026: obblighi di trasparenza e trasferimento di dati personali extra UE in servizi conversazionali
- Regolamento (UE) 2024/1689 (AI Act), articolo 4: consapevolezza dei rischi nell’uso dei sistemi
Le impostazioni sull’uso dei contenuti per l’addestramento cambiano con i piani e nel tempo: vanno verificate sull’account che usi davvero.